Digitale Tools
Wir stehen einer wachsenden Anzahl von Anbietern mit einer wachsenden Zahl von Integrationsmöglichkeiten gegenüber. Um hier einen Überblick zu schaffen, werde ich monatlich ausgewählte Tools vorstellen und einem standardisierten Ranking unterziehen.
Die Bewertung ist unabhängig vom Anbieter und der DATEV. Sämtliche Tools wurden persönlich im Kanzleialltag getestet. Zudem fließen Erfahrungen anderer Kanzleien ein.
Test-Kriterien
Mehrwert Mandant 12%
Mehrwert Kanzlei 10%
Mandanten Onboarding Aufwand 10%
Mitarbeiter Onboarding Aufwand 10%
Größe der Zielgruppe 10%
Laufende Kosten für den Mandanten 8%
Laufende Kosten für die Kanzlei 8%
DATEV Integrationsmöglichkeiten 8%
Digitale Zusammenarbeit 8%
Corporate Branding 4%
Admin & Support Aufwand 4%
Servicequalität Anbieter 4%
Zuverlässigkeit Anbieter 4%
Die Kriterien sind unterschiedlich stark gewichtet und pro Kriterium werden 1-5 Sterne vergeben. Die maximale Gesamtergebnis beträgt 100.
FINMATICS - automatische Belegtrennung und Buchung gescannter Belege dank KI auch für kleine Kanzleien
Ein vollständig digitaler Belegaustausch ist noch nicht möglich. Viele Belege müssen weiterhin gescannt und die Inhalte dann häufig händisch in der Buchhaltung erfasst werden. Die Erfassung können Sie durch den Einsatz von Tools, die Inhalte mit Hilfe künstlicher Intelligenz (KI) erkennen, weitgehend automatisieren. Eine Software, die das auch für kleine Kanzleien ermöglicht, hat der österreichische Anbieter Finmatics entwickelt. Wir stellen Ihnen die Lösung vor.
Die Software
Finmatics ist eine Cloudlösung, mit der als Sammeldokument gescannte Belege automatisch voneinander getrennt, gebucht und per Schnittstelle inkl. Belegbild in die Buchhaltungssoftware übertragen werden.
Die Vorteile
- Zeitersparnis beim Scanvorgang, da die Papierstapel in einem Vorgang digitalisiert werden und keine Barcodes oder Trennseiten notwendig sind
- funktioniert ohne Mithilfe von Mandanten
- mit jeder Hardware kompatibel; kein Spezialscanner notwendig (z.B. Scanfabrik, Scannerbox, Scanstation)
- geringer Implementierungsaufwand, da Bereitstellung über Nutzerkonten in der Cloud
- Datenhosting in Deutschland
- vollständige Anpassung an die Corporate Identity der Kanzlei möglich
Die Nachteile
- weiteres Tool für die Belegbearbeitung, das geschult und betreut werden muss
- Vorteil nur bei vielen Mandanten, die Belege noch nicht digital über eine Plattform bereitstellen
- Buchhaltungsautomat wird manuell mit Lerndaten gefüttert, indem die Buchhaltungsdaten des Mandanten der letzten drei Jahre inkl. Kreditoren- und Debitorenstammdaten manuell importiert werden
Die Kosten
Die Konditionen sind abhängig vom verarbeiteten Belegvolumen je Monat. Beim Buchungsautomat inkl. Scan & Trenn liegt der Preis pro automatisch gebuchtem Beleg bei 0,975 € bis 0,619 €.
Zudem können weitere Leistungen wie Geschäftspartneranlage oder die manuelle Komplementierung aller Belegfelder hinzugebucht werden.
Alternative Anbieter
Alternative Lösungen in diesem Bereich sind z.B. buchhalter.pro oder der Automatisierungsservice Rechnungen der DATEV. Die DATEV ist von den Kosten je Beleg ähnlich aufgestellt, bietet jedoch keine Funktionalität Scan & Trenn. Zudem ist das Mandanten-Onboarding wesentlich aufwendiger, wenn dieser seine Belege direkt in die Cloudanwendung hochladen möchte, da hier ein registrierter Onlinezugang notwendig ist. Buchhalter.pro hat ein ähnliches Leistungsportfolio wie Finmatics bei etwas höheren Kosten (https://buchhalter.pro/#preis).
KANNZLEI Rating – 81,2
FAZIT